Train the Trainer: come trasformare un esperto in un trainer efficace

Qualche settimana fa, durante un percorso di Train the Trainer, ho assistito a una scena che, negli ultimi anni, ho visto ripetersi decine di volte. Il partecipante era uno dei professionisti più competenti dell’azienda. Conosceva il prodotto in ogni minimo dettaglio, rispondeva con precisione a qualsiasi domanda e godeva della stima di tutti i colleghi. Quando è iniziata la simulazione, ha fatto esattamente quello che ci si sarebbe aspettati da un esperto: ha spiegato tutto, con la massima precisione.

Dopo circa cinque minuti ho interrotto l’esercitazione e gli ho fatto una domanda: «Secondo te, fino a questo momento, che cosa hanno realmente imparato le persone che ti stavano ascoltando?» Mi ha guardata per qualche secondo e poi mi ha risposto con grande sincerità: «Non lo so.» Quella risposta racchiude, secondo me, uno degli equivoci più diffusi quando si parla di Train the Trainer. Molte aziende scelgono come formatori interni le persone più competenti. È una scelta assolutamente sensata: chi meglio di un esperto può trasferire conoscenze su un prodotto, un processo o un servizio? Il punto è che conoscere un argomento e saperlo insegnare sono due competenze completamente diverse.

Il primo cambiamento non riguarda il Public Speaking. Riguarda il modo di pensare.

Quando un professionista entra in aula per la prima volta, tende naturalmente a porsi una domanda.

Che cosa devo spiegare? È una domanda comprensibile, ma raramente è quella giusta.

Con il tempo ho capito che i trainer più efficaci iniziano sempre da un’altra riflessione.

Che cosa voglio che le persone siano in grado di fare quando usciranno da quest’aula?

Può sembrare una differenza sottile. In realtà cambia completamente il modo di progettare una formazione. Se il mio obiettivo è spiegare una nuova procedura, probabilmente preparerò molte slide, inserirò tutti i dettagli e cercherò di non dimenticare nessuna informazione importante. Se invece il mio obiettivo è fare in modo che le persone utilizzino quella procedura in autonomia il giorno successivo, allora la progettazione sarà completamente diversa. Mi chiederò quando farle esercitare, quali errori far emergere, quali casi pratici proporre e quali feedback potranno aiutarle a migliorare. In altre parole, smetterò di progettare una presentazione e inizierò a progettare un apprendimento.

L’aula comunica continuamente. Il trainer deve imparare ad ascoltarla.

Uno degli aspetti che mi colpisce di più durante le simulazioni è dove cade lo sguardo dei nuovi trainer. Quasi sempre sulle slide. È comprensibile. Le slide rappresentano una sicurezza. Seguono una sequenza logica e danno la sensazione di avere tutto sotto controllo. Eppure, proprio mentre il trainer guarda il monitor, l’aula gli sta comunicando moltissimo. C’è chi prende appunti con entusiasmo. Chi smette improvvisamente di scrivere. Chi inizia a guardare il telefono. Chi annuisce. Chi assume un’espressione confusa. Sono tutti feedback preziosi che permettono di capire se il messaggio sta arrivando oppure se è necessario rallentare, cambiare esempio o riformulare un concetto. Per questo motivo dico spesso che un bravo trainer non osserva soltanto ciò che deve dire. Osserva continuamente ciò che sta accadendo nelle persone che ha davanti.

Le domande cambiano la qualità dell’apprendimento

C’è una domanda che sento pronunciare quasi in ogni aula.

«È tutto chiaro?» Il problema è che questa domanda, nella maggior parte dei casi, produce soltanto silenzio.

Non perché tutti abbiano davvero compreso, ma perché poche persone hanno voglia di esporsi davanti ai colleghi dicendo di non aver capito. Durante i percorsi di Train the Trainer invito spesso i partecipanti a sostituire quella domanda con altre molto più utili.

Ad esempio: «Quale parte pensate sarà più difficile applicare nel vostro lavoro?» Oppure: «Come lo spieghereste a un collega che oggi non è presente?» In quel momento succede qualcosa di interessante. Le persone iniziano a riflettere, collegano il contenuto alla propria esperienza, condividono dubbi e difficoltà reali. Il trainer, invece di limitarsi a parlare, ottiene finalmente le informazioni di cui ha bisogno per capire se l’apprendimento sta davvero avvenendo.

Le persone imparano molto più facendo che ascoltando

Per la mia esperienza, l’unico modo efficace per trasformare un esperto in un trainer efficace è il learning by doing. In aula mi piace introdurre un concetto, proporre subito una simulazione, lasciare che emergano errori e difficoltà, riflettere insieme su ciò che è accaduto e solo dopo approfondire la teoria. È un approccio ispirato ai principi dell’apprendimento esperienziale, secondo cui le persone apprendono in modo molto più efficace quando possono alternare esperienza, riflessione, teoria e sperimentazione. In questo modo il feedback smette di essere una valutazione finale e diventa uno strumento di crescita continua.

Ogni aula richiede un trainer diverso

Dopo anni trascorsi nelle aule aziendali, una cosa mi è diventata sempre più chiara: non esiste una formazione efficace in assoluto. Esiste una formazione efficace per quello specifico gruppo di persone. Mi è capitato di lavorare con piccoli gruppi di manager seduti intorno a un tavolo e, pochi giorni dopo, di salire sul palco davanti a oltre cento partecipanti. In alcuni casi le slide erano quasi identiche. Io, invece, ero completamente diversa. Cambiavano il ritmo, il livello di coinvolgimento, gli esempi, le domande e perfino il modo di utilizzare la voce. Questo perché il trainer non deve adattare il pubblico alla propria formazione, bensì deve adattare la formazione al proprio pubblico.

Formare un team commerciale, un gruppo di manager o professionisti del settore sanitario richiede esempi, linguaggi e modalità di coinvolgimento completamente differenti. Per questo motivo credo che una delle competenze più importanti di un trainer sia la capacità di adattarsi. Non esiste una formazione efficace in assoluto. Esiste una formazione efficace per quello specifico gruppo di persone, in quel preciso momento.

Train the Trainer: il vero successo di un percorso

Le aziende investono molto nello sviluppo delle competenze tecniche, ed è giusto che sia così.

Il vero ritorno dell’investimento, però, non arriva quando le persone escono dall’aula dicendo che il corso è stato interessante. Arriva quando, qualche settimana dopo, iniziano a lavorare in modo diverso. È lì che una formazione dimostra il suo valore.

Per questo motivo credo che il successo di un trainer non si misuri dalla quantità di informazioni che riesce a trasferire, ma dalla qualità del cambiamento che riesce a generare. Il momento in cui un professionista diventa davvero un trainer non coincide con il giorno in cui entra per la prima volta in aula, bensì con il giorno in cui smette di preoccuparsi di dimostrare quanto sa e inizia a chiedersi, con autentica curiosità, quanto stanno imparando le persone che ha davanti.