Lo scorso 11 luglio 2024 ho tenuto un workshop su misura per Deloitte Italia, in occasione del meeting aziendale off-site presso la Cascina Caremma, nella provincia di Milano.
In questo workshop ho trattato un tema molto caldo nelle aziende Corporate, ovvero lo sviluppo della capacità di presentare in modo chiaro, sintetico e coinvolgente i progetti in fase di kick off o già avviati ai C-Level. Sia in modalità one to one sia durante gli steering committee.
In stretta collaborazione con i referenti di Deloitte Italia, ho progettato un workshop della durata di sei ore che coniugasse teoria e pratica, con l’obiettivo di allenare una platea di 14 persone a comunicare in modo sintetico ed efficace durante la presentazione di progetti a C-Level, sia in modalità one to one sia durante gli steering committee.
Nella parte teorica ho guidato i partecipanti a comprendere come gestire al meglio le emozioni quando si espongono progetti a C-Level, coniugando chiarezza espositiva, chiarezza del flusso delle informazioni, essenzialità e sintesi. Abbiamo poi fatto una panoramica dei falsi miti più diffusi nel Public Speaking e su come evitare di auto-sabotarsi riconoscendoli e trasformandoli.
In seguito abbiamo trattato lo storytelling efficace di una presentazione di progetto.
Il Public Speaking per il Project Management deve infatti sempre seguire il dialogo mentale del destinatario (il C-Level, in questo caso), così che quest’ultimo possa facilmente comprendere la situazione AS IS e tutti gli step e le tempistiche necessari per arrivare alla situazione TO BE, misurandone i risultati.
Nella parte pratica, abbiamo fatto esercizi di gruppo finalizzati a presentare progetti a C-Level con diverse personalità, sia in modalità one to one sia durante gli steering committee.
Il grande valore aggiunto del workshop sono stati i feedback.
Ciascun partecipante ha ricevuto da me e dalla classe (e dal C-Level impegnato nelle singole simulazioni) un feedback preciso, completo e costruttivo su quanto fatto bene e sugli aspetti migliorabili della sua esposizione e delle sue slide.
La giornata si è conclusa con un tuffo in piscina e trattamenti rigeneranti alla spa della location.
Ma andiamo più nel dettaglio e scopriamo insieme alcune delle best practises da seguire quando si presentano progetti, in fase di lancio o già avviati, a C-level.
Quando si presenta un progetto a C-level, è fondamentale comprendere chi sono i membri del pubblico e quali sono le loro priorità. I dirigenti di livello C (CEO, CFO, CTO, ecc.) sono focalizzati su obiettivi strategici, ROI, crescita aziendale e vantaggio competitivo.
Ecco come conoscere il tuo pubblico può aiutarti a essere più efficace:
- Cambia la tua posizione percettiva: prima della presentazione, fai ricerche sulle attuali priorità e sfide aziendali. Questo ti permetterà di allineare il tuo progetto con ciò che è più importante per i C-Level (mettiti nei loro panni);
- Personalizza il tuo messaggio: adatta il tuo messaggio per risuonare con gli interessi di chi hai davanti. Ad esempio, il CFO sarà più interessato agli aspetti finanziari, mentre il CTO si concentrerà sulle implicazioni tecnologiche;
- Mostra empatia e connessione: mostra che comprendi le responsabilità e pressioni a cui sono soggetti i C-Level. Questo può aiutare a costruire un rapporto di fiducia e aumentare la tua credibilità.
Certo lo storytelling della tua presentazione deve essere impeccabile, altrimenti ogni tuo sforzo sarà vano: il C-Level non ti seguirà e, molto probabilmente, si spazientirà.
Una pianificazione accurata e una struttura chiara sono infatti essenziali per mantenere l’attenzione dei C-Level, noti per il loro tempo limitato e la necessità di prendere decisioni rapide.
Ecco come farlo:
- Definizione degli obiettivi: stabilisci chiaramente cosa vuoi ottenere dalla presentazione. Vuoi ottenere l’approvazione per un nuovo progetto? Stai cercando investimenti? Definisci gli obiettivi in modo preciso;
- Struttura logica: dividi la presentazione in sezioni logiche (introduzione, corpo e conclusione). Ogni sezione deve avere un flusso naturale, logico e facile da seguire;
- Introduzione d’impatto: apri con un’introduzione forte che catturi subito l’attenzione e inquadri immediatamente l’obiettivo della tua presentazione;
- Corpo ben strutturato: nel corpo della presentazione, sviluppa i punti chiave con dati concreti, esempi pratici e visualizzazioni chiare. Mantieni ogni punto breve e focalizzato. Parti illustrando la situazione AS IS, per poi argomentare la situazione desiderata (TO BE) e le azioni necessarie da implementare per realizzarla, incluse tempistiche e KPI;
- Conclusione chiara: riepiloga i punti principali e fornisci una chiamata all’azione. Lascia il pubblico con una chiara comprensione di ciò che chiedi e dei prossimi passi.
La concisione è cruciale quando si parla ai C-Level. Ecco come assicurarti di essere conciso senza perdere l’efficacia:
- Elimina tutte le informazioni superflue: taglia le informazioni non essenziali o ridondanti. Ogni parola dovrebbe aggiungere valore alla tua presentazione;
- Usa frasi brevi e dirette: evita le frasi lunghe e complesse che possono confondere o distrarre il tuo pubblico;
- Focalizzati sui punti chiave: identifica i 2-3 punti principali che vuoi trasmettere e sviluppali in modo chiaro e conciso. Mantieni il focus su questi punti durante tutta la presentazione;
- Usa in modo efficiente il tempo: cronometra la tua presentazione per assicurarti di rimanere entro i limiti di tempo prestabiliti, coprendo tutti i punti chiave in modo efficiente.
In sintesi, presentare un progetto a un pubblico di C-Level richiede una preparazione attenta, una struttura chiara e una comunicazione concisa. Conoscendo il pubblico, pianificando e strutturando la presentazione in modo efficace e mantenendo la concisione, puoi aumentare significativamente le tue possibilità di successo. Ricorda, il tuo obiettivo è rendere il messaggio chiaro, rilevante e memorabile per ottenere il supporto necessario per il tuo progetto.
Comunicazione efficace e Public Speaking in azienda: come approfondire
Per approfondire il tema della comunicazione efficace in ambito aziendale, ti consiglio di leggere questo articolo: “La Comunicazione Efficace In Azienda: 9 Ambiti Nei Quali È Imprescindibile”.
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Un abbraccio,
Chiara
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