Tecniche di Public Speaking per riunioni efficaci ed efficienti

Come si preparano le riunioni?

Ogni quanto vanno fatte?

E soprattutto perché vanno fatte regolarmente?

Sono queste e altre le domande alle quali ho voluto rispondere durante il mio intervento a una Convention aziendale del settore immobiliare lo scorso mercoledì 13 gennaio 2021, in quel di Grosseto.

Tecniche di Public Speaking per riunioni efficaci ed efficienti
13.01.2021, il mio speech a una Convention aziendale del settore immobiliare a Grosseto

Lavorando con aziende noto che sono molte diffuse convinzioni come:

“Fare riunioni è una perdita di tempo, non si conclude mai nulla, tanto più in quelle online”

“Non serve prepararmi per le riunioni, posso andare a braccio”

“Le riunioni servono solo quando ci sono problemi da risolvere”

Queste tre convinzioni rappresentano un grande pericolo per il tuo business. Prima ne diventi consapevole, prima migliorerai i tuoi risultati di business e il tuo clima aziendale.

Andiamo ora a capire insieme perché queste convinzioni sono così pericolose e come liberartene.

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“Fare riunioni è una perdita di tempo, non si conclude mai nulla, tanto più in quelle online”

Certo, le riunioni fatte senza un’accurata preparazione ti portano inevitabilmente a perdere tempo.

Affinché invece le riunioni si trasformino in una vera e propria leva di crescita della tua azienda o dell’azienda per la quale lavori, devi:

  • Partire dall’obiettivo, ovvero partire dalla fine chiedendoti: “Cosa voglio raggiungere grazie a questo meeting? Cosa dovrà fare il mio team dopo aver partecipato a questa riunione?”
  • Preparare un ordine del giorno preciso, da inviare ai partecipanti qualche giorno prima della riunione. In questo modo la riunione verrà percepita come più seria e professionale.
  • Essere in grado di coinvolgere tutti i partecipanti, adattando il tuo stile di comunicazione a quello delle diverse personalità presenti in aula. Questo applicando il Metodo TTI Success Insights®️.

“Non serve prepararmi per le riunioni, posso andare a braccio”

Lo so benissimo che puoi andare anche a braccio perché sai cosa devi dire. Ma il punto è: come puoi pensare di andare a braccio e uscire soddisfatto dalla riunione?

Quando vai a braccio, senza esserti preparato, rischi di limitarti a “parlare”, ovvero a emettere suoni. Quando parli certamente non fai fatica, ti viene spontaneo. Invece “comunicare” è tutta un’altra cosa. Comunicare significa fare un passo indietro e ascoltare a fondo prima di proferir parola.

Quando ascolti, parti dal pubblico. Parti dal chiederti, ad esempio: “Di cosa hanno bisogno i miei collaboratori ora? Quali paure potrebbero avere? Quali convinzioni limitanti potrebbero avere?”

E la magia della comunicazione si avvera quando costruisci il tuo ordine del giorno in modo preciso e mirato. Ad esempio, se la tua azienda o l’azienda per cui lavori opera nel settore finanziario, potresti fare una riunione specifica per dare feedback al tuo team sui contratti chiusi nelle ultime due settimane, lasciare spazio per un momento di confronto collettivo e concludere tu facendo il punto sulle paure (ad esempio la paura di fare upselling) e sulle convinzioni limitanti (ad esempio che la consulenza finanziaria mediante videoconferenza sia meno efficace.)

 

“Le riunioni servono solo quando ci sono problemi da risolvere”

Pensare che le riunioni siano soltanto da fare quando ci sono dei problemi da risolvere è come pensare di mettere l’antifurto in casa dopo che i ladri hanno fatto visita.

Quando non fai riunioni perché ti lasci cullare dal “se hanno problemi me lo dicono” oppure perché ti fai travolgere dalle urgenze, rischi di perdere di vista ciò che è importante.

Le riunioni non vanno fatte quando qualcosa non va. Vanno fatte settimanalmente per monitorare i risultati, per permettere al team di confrontarsi e per consentire a te di ricavare informazioni utili. Io, ad esempio, tutti i lunedì ho la riunione col mio team e non c’è lunedì nel quale io non termini la riunione dicendomi “meno male che ho fatto questa riunione. Un mio collaboratore era straconvinto di una cosa, la stava ripetendo ai suoi colleghi e aveva già in programma di dirla ad alcuni clienti.” Semplice: non possiamo avere tutto sotto controllo. Inoltre, è inevitabile che i nostri collaboratori possano trarre delle conclusioni errate. Sta a noi usare le riunioni come occasione nella quale far venire a galla abitudini e convinzioni latenti ed errate, prima che si rafforzino e che causino dei danni.

Inoltre, facendo riunioni settimanali, andrai a sradicare nel tuo team la convinzione che “riunione” sia sinonimo di “lavata di capo”. Le riunioni servono e devono soprattutto servire per confrontarsi e crescere insieme. Ricordati anche di elogiare sempre il tuo team per ciò che ha fatto di buono. Fare sentire le persone importanti e apprezzate è fondamentale. Non farle sentire mai date per scontate.

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Come cambiano le riunioni nell’online?

Chiaramente nel mio intervento durante la Convention aziendale a Grosseto non ho potuto ignorare la sfera delle riunioni online.

Fermo restando che tutto quello che ti ho esposto qui sopra relativamente alle riunioni dal vivo vale anche per quelle su Zoom (o piattaforme simili), nel digitale dobbiamo mettere ancora più focus sull’organizzazione, sulla pianificazione dei tempi e sulla sintesi. Perché come sappiamo, nell’online le distrazioni sono a portata di click.

Un’ultima dritta: chiedi ai tuoi partecipanti in anticipo di attivare la webcam e sii tu il primo a presentarti il meglio possibile. Cura l’inquadratura, la luce, la sfondo, l’audio…insomma sii tu d’esempio e parla stando in piedi, ti sentirai certamente più energico.

Dunque, non dirmi che sei ancora dell’idea che le riunioni siano inutili o che vadano fatte a braccio e/o solo quando ci sono dei reali problemi?!

Se tutto ti sembra interessante, ma troppo complicato, posso supportarti volentieri. Il mio obiettivo è quello di trasmetterti il Metodo Parlare Chiaro®️, un metodo semplice e replicabile che ti consente di preparare le riunioni spegnendo il pilota automatico e azionando cuore e mente. Per essere certo di raggiungere obiettivi concreti e farti considerare dal tuo team come un vero leader.

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