Coronavirus e Smartworking: come comunicare in pubblico in situazioni di crisi

Diversi imprenditori nei giorni scorsi mi hanno contattata per chiedermi come comunicare al meglio al loro team la decisione di lavorare in smartworking a causa del coronavirus.

Le domande più comuni: “Come motivo i miei collaboratori?”, “Come li rassicuro?”, “Come li gestisco a distanza?”

In questo articolo voglio condividere con te i suggerimenti pratici che ho dato a questi imprenditori, affinché anche tu possa affrontare al meglio questa situazione di crisi.

Si sa, ogni cambiamento rischia di destabilizzarci. E ci sono persone, quelle tipicamente abitudinarie e amanti della routine, che vivono il cambiamento come un vero e proprio dramma.

Come imprenditore, innanzitutto, devi sempre partire da te, prendendo piena consapevolezza di qual è il tuo attuale stile di comunicazione.

Per supportarti nell’individuarlo, ti invito a seguire il Metodo TTI Success Insights®️, usato in 90 paesi al mondo e tradotto in 40 lingue per la misurazione del potenziale comunicativo. Metodo nel quale sono consulente certificata.

Questo metodo semplice ma non semplicistico distingue quattro stili comportamentali base che corrispondono ad altrettanti stili di comunicazione.

Ti descriverò ora nel dettaglio i quattro stili base.

Come comunicare ai quattro stili comportamentali base:

Il “ROSSO”: è il “temerario”. Ama il rischio, la competizione e ha un forte focus sui risultati. Spicca per la sua determinazione, per il suo desiderio di distinguersi dalla massa e ama essere trattato in modo esclusivo. Non ha molta pazienza, ama le persone che vanno dritte al punto e gli fanno subito percepire i vantaggi della loro argomentazione. Ama parole come: sfida, obiettivo, vantaggio, competizione. Per approfondire come comunicare ai rossi, ti rimando a questo mio articolo.

Il “BLU”: è il “precisino”. Non ama certamente i cambiamenti repentini, perché lo destabilizzano. Ama la routine e rifugge da tutto ciò che è imprevedibile. Ama le cose fatte bene, la cura del dettaglio e spesso rischia di pensare troppo prima di buttarsi e prendere una decisione. Ha bisogno di fatti, dati concreti e statistiche per credere a ciò che gli viene detto. Predilige la formalità all’informalità. Ama parole come: metodo, procedura, analisi e approfondimento. Per approfondire come comunicare ai blu, ti rimando a questo mio articolo.

Il “GIALLO”: è il “giocherellone”. Ama stare in compagnia, divertirsi e viaggiare all’avventura. Non è certo una persona che ama gli schemi e la routine, anzi li rifugge come la peste. Ottimista di natura, vede sempre il bicchiere mezzo pieno. Certo non è predisposto a passare molto tempo da solo perché, al contrario del “blu” (il suo opposto), si ricarica stando a stretto contatto con le persone. Predilige l’informalità alla formalità. Curioso com’è rischia di disperdere il suo focus su troppe cose e non portarne a compimento nessuna. Ama parole come: novità, avventura, gioco e networking. Per approfondire come comunicare ai gialli, ti rimando a questo mio articolo.

Il “VERDE”: è il “pacato”. La persona tranquilla, a volte un po’ flemmatica, che prima di agire pensa sempre all’impatto che le sue parole possono avere sulle relazioni con gli altri. Spesso, pur di evitare conflitti o discussioni, non si espone, si trattiene dal dire la sua opinione e finisce per dire “Sì, va bene” anche se in realtà non è d’accordo con te. Persona riservata e tranquilla, ama parola come: pace, tranquillità e armonia. Per approfondire come comunicare ai verdi, ti rimando a questo mio articolo.

Tutto parte dalla tua consapevolezza

Detto questo, probabilmente ora sei un po’ confuso perché senti di avere un mix di questi colori. Se ti senti confuso, guardati dall’esterno e chiediti: “Una persona che mi conosce bene in ambito lavorativo quale scala di colori mi attribuirebbe?”

Se invece ti sei riconosciuto a colpo d’occhio in un colore, significa che hai un netto colore predominante.

A questo punto è questione di consapevolezza e di scelta. Puoi decidere di “giudicare” i collaboratori diversi da te oppure di sforzarti a rendere il tuo stile di comunicazione più flessibile e adeguato a quello dei tuoi interlocutori. E’ faticoso? Sì. Ma ti darà enormi soddisfazioni in termini di rendimento sul lavoro e coesione del team stesso. Tanto più in momenti di emergenza come quello che stiamo attraversando a causa del Coronavirus.

Ora seguimi. Facciamo insieme uno step successivo.

Il presupposto del Metodo TTI Success Insights®️ è: Tratta l’altro come lui vuole essere trattato, non come vorresti essere trattato tu. Dunque, a prescindere da quale sia il tuo colore predominante, dovrai allenarti a comunicare a tutti i colori del tuo team.

Come comunicare lo smartworking ai “ROSSI”

Ai “rossi” puoi comunicare lo smartworking in termini di nuova “sfida” da affrontare. Se poi sul mercato ancora nessuna o poche aziende del tuo settore hanno già adottato lo smartworking, puoi motivare i tuoi collaboratori “rossi” dicendo loro che sarete i primi (o tra i primi) ad evolvervi in questo senso.

Quando comunichi ai tuoi collaboratori “rossi” la decisione di lavorare in smartworking, ricordati sempre di:

• andare dritto al punto, senza inutili giri di parole e lunghe premesse. Ecco un esempio di comunicazione schietta: “L’obiettivo di oggi è capire come riorganizzare il nostro lavoro in modalità smartworking”. Non perderti in troppi dettagli, fai decidere al “rosso” di quante informazioni necessita. Affronta le sue eventuali obiezioni a testa alta. I rossi amano il confronto, anche acceso;
• fare leva sui vantaggi concreti di questa nuova modalità di lavoro;
• farli sentire importanti, non controllarli eccessivamente e dare loro il margine di autonomia decisionale di cui tanto hanno bisogno per non demotivarsi. Dai loro la possibilità di esprimere spesso la loro opinione e valuta il loro operato in base ai risultati, non ai processi.

Come comunicare lo smartworking ai “BLU”

Se hai a che fare un collaboratore fortemente “blu”, uno di quelli che già va in crisi quando si deve spostare di una scrivania, allora devi stare molto attento a come gli comunichi un cambiamento così radicale come quello dello smartworking. Tienilo sempre ben presente: i “blu” hanno ansia del cambiamento, lo rifuggono come la peste.

Quando comunichi ai tuoi collaboratori “blu” la decisione di lavorare in smartworking, ricordati sempre che:

• i “blu” hanno un altissimo senso del dovere, sono estremamente disciplinati. Mettiti nei loro panni: l’idea di lavorare da casa in compagnia di figli che li distraggono potrebbe causare in loro ansia. Rassicurali dicendo loro “So benissimo quanto ci tenete al rispetto delle scadenze, alla precisione, al fare le cose al meglio. E so benissimo che alcuni di voi a casa non potranno avere la stessa possibilità di concentrazione di cui godono in ufficio. Quando siete in difficoltà, chiamatemi e vedremo di trovare insieme una soluzione. Siamo un team e anche da lontano possiamo trovare il modo di aiutarci”;
• sta a te contribuire a placare l’ansia dei “blu” preparando delle to do list e mettendo nero su bianco delle procedure chiare. Non infastidirti se ti fanno troppe domande, rispondi con massima calma e cura dei dettagli. E’ normalissimo che i “blu” ti facciano tante domande, tanto più quando si sentono destabilizzati. Rifletti bene: ci sono altri modi coi quali puoi tranquillizzare i “blu”? Ad esempio: prevedendo delle call giornaliere di confronto con loro, presentando loro informazioni concrete, elencando i vantaggi e gli svantaggi di ogni proposta che fai, non pressandoli in fase decisionale, mantenendo ciò che hai promesso…

Come comunicare lo smartworking ai “GIALLI”

Se hai a che fare con collaboratori “gialli”, ricordati che loro amano le novità e le accolgono con entusiasmo. I cambiamenti per loro sono linfa vitale per dare colore alla vita e non cadere nel baratro della noia assordante.

Quando comunichi ai tuoi collaboratori “gialli” la decisione di lavorare in smartworking, ricordati sempre di:

• parlare in termini di “novità” e “avventura”;
• prevedere dei momenti “leggeri” nella routine di lavoro quotidiana, ad esempio dei caffè virtuali quotidiani che contribuiranno a rafforzare la coesione del team a distanza e a far sentire, soprattutto i “gialli”, meno soli. Non trattarli mai in modo freddo e sgarbato, hanno tanto bisogno di allegria e leggerezza;
• riflettere bene: come puoi aiutare i “gialli” a rimanere concentrati? Magari, in modo rilassato e gioioso, escogita con loro delle strategie per ridurre le distrazioni e concorda sempre dei momenti di follow up per mantenerli “sul pezzo”;
• coinvolgerli attivamente in momenti di brainstorming. I “gialli” sono estremamente creativi! Sicuramente avranno ottime idee, magari un po’ azzardate, ma che con l’aiuto degli altri colori si possono ridimensionare e implementare.

Come comunicare lo smartworking ai “VERDI”

Se hai a che fare con collaboratori “verdi”, ricordati che loro amano l’armonia e la tranquillità e potrebbero non avere uno spiccato senso per l’urgenza.

Quando comunichi ai tuoi collaboratori “verdi” la decisione di lavorare in smartworking, ricordati sempre di:

• pronunciare la frase che loro amano particolarmente: “Fidati di me. Andrà tutto bene”
• prevedere dei momenti di confronto individuali con loro. I “verdi” hanno bisogno di momenti di confronto individuale, visto che non si aprono facilmente e, in un meeting collettivo online, potrebbero evitare di esporsi dicendo la loro opinione. Poni loro domande investigative “Come…?”, “Cosa…?” al fine di far sì che esprimano la loro opinione;
• non pressarli mai, non trattarli mai con superiorità. Prevedi per loro dei compiti ben definiti e dai loro il tempo necessario per adattarsi alla nuova modalità di lavoro.

Dunque? Come comunicherai lo smartworking ai tuoi collaboratori?

Ti sono venute delle idee? Stai forse commettendo degli errori nella comunicazione coi tuoi collaboratori? Già in tempi normali è difficile comunicare in team in modo efficace, figuriamoci in tempi di crisi come questi, dove le persone sono più stressate e suscettibili.

Prenditi massima cura dei tuoi collaboratori e motivali, ciascuno a suo modo, nell’accogliere lo smartworking come una nuova sfida da accogliere con metodo, positività e fiducia.

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