Cos’è la comunicazione efficace e perché è così importante nel mondo aziendale? Mi piace definire la comunicazione efficace come un ponte, una connessione tra noi stessi e gli altri. Quando la comunicazione non è efficace, al contrario, si ha un effetto di chiusura: il nostro messaggio non passa o passa in modo distorto, vuoi perché comunichiamo sotto l’impulso dell’emotività o vuoi perché, non conoscendo alcuna tecnica, ci affidiamo al nostro buonsenso che ci porta a sbagliare.
La comunicazione efficace è importante in ogni forma di relazione, tanto più nel mondo aziendale, dove le incomprensioni, essendo presenti tante persone diverse tra loro e che ricoprono ruoli differenti, sono dietro l’angolo e possono costare molto caro, sia in termini di risultati di business sia in termini di motivazione dei collaboratori.
Vediamo ora alcune semplici regole che ci possono aiutare nel rendere le presentazioni aziendali il più efficaci possibili.
Presentazioni aziendali: identificare il pubblico e adattare il messaggio
Uno degli errori più frequenti nella comunicazione efficace e nel Public Speaking consiste nel parlare per se stessi e non per chi ci ascolta.
Ammettiamo che a dover tenere una presentazione sia un junior manager del reparto marketing, davanti al board. Spesso nelle mie aule noto che i junior manager hanno la convinzione di dover dire tanto per essere percepiti come competenti e far vedere che si stanno impegnando molto, finendo per trascurare totalmente la necessità di adattarsi al proprio pubblico.
Una presentazione destinata a C-Level deve andare al sodo, essere molto concreta e sintetica, oltre che espressa con decisione e assertività. Se i junior manager non ne sono consapevoli, la loro comunicazione non sarà efficace. Approfondisco questa tematica in questo articolo.
Allo stesso modo, è importante che le spokepeople dell’azienda, quando ad esempio si trovano a parlare in occasione di convention, sappiano identificare bene il proprio pubblico e adattare il proprio messaggio. Ciò sembra semplice, ma non lo è affatto. Non importa se si sta parlando a una platea di clienti, di partner o alla popolazione interna, ciò che conta è preparare la propria presentazione per chi ci ascolta e non per noi stessi. Come si fa? Ad esempio, inserendo nella propria presentazione elementi come dati, numeri e statistiche (adatti a chi nel pubblico ha una forma mentis analitica), delle storie e degli aneddoti (adatti a chi nel pubblico ha un carattere più solare e meno orientato ai dettagli), andando subito a punto e chiarendo bene i vantaggi concreti del proprio messaggio (così da non perdersi le persone più pragmatiche in platea) e rassicurando gli animi più insicuri e bisognosi di vicinanza umana.
Utilizzare immagini e grafici per rendere la presentazione più accattivante
Per rendere la presentazione più accattivante è bene usare delle slide semplici e di impatto. Le slide devono contenere immagini che parlano da sole e grafici ben visibili e decifrabili. Se la slide non è di immediata comprensione, se il pubblico deve leggere righe e righe di contenuto oppure strizzare lo sguardo per interpretare un grafico, allora non va bene. Il pubblico non può concentrarsi allo stesso tempo sullo speaker e sulle slide: o ascolta o legge. Tu vuoi essere ascoltato, vero? Ecco allora fatti ascoltare, guardando il pubblico, non leggendo le slide e proiettando delle slide così essenziali e pulite che non potrebbero mai sostituirti. Le slide devono mettere in risalto ciò che dici, non distogliere l’attenzione del pubblico da te.
L’importanza della struttura della presentazione e come organizzare i contenuti
Una chiara organizzazione dei contenuti è fondamentale per l’efficacia della comunicazione. Anche nel Public Speaking vige sovrana la regola del “less is more” (“meno è meglio”).
Un discorso non deve essere mai un insieme di punti accozzati tra loro e non deve avere mai le sembianze di un labirinto. Al contrario, un discorso deve avere una chiara struttura, semplice e logica, così da consentire a chi lo ascolta di non perdersi e mantenere alta la propria attenzione.
L’ideale è seguire il Metodo Parlare Chiaro®️: aprire la presentazione con una frase d’effetto, proseguire con un’introduzione finalizzata a creare rapport con chi ci ascolta e a predisporre il pubblico a desiderare di saperne di più. Il corpo della presentazione deve contenere pochi punti, idealmente tre. Tali elementi devono essere disposti in climax ascendente, lasciando per ultimo il punto che, a nostro avviso, porta il pubblico ad emozionarsi di più. La conclusione, infine, deve tirare le somme, rafforzare il nostro messaggio e incitare il pubblico a compiere una azione specifica.
Come gestire il tempo a disposizione
La gestione del tempo è sempre un fatto critico nel Public Speaking, fermo restando che l’autorevolezza di uno comunicatore passa anche dalla sua capacità di time management.
Per non rischiare di sforare coi tempi e trasmettere un’immagine poco professionale di te, ti consiglio di fare delle prove. Esponi la tua presentazione registrandoti e monitora col timer la sua durata. Un consiglio. Se da agenda la tua presentazione deve durare quindici minuti, quando fai le prove assicurati che ne duri al massimo dodici, così da avere la quiete mentale che ti consente di esporre senza l’ansia di andare fuori tempo e da avere qualche istante per rispondere ad eventuali domande del pubblico.
Tecniche di storytelling per coinvolgere emotivamente il pubblico
Ricorda che c’è una bella differenza tra i cosiddetti Wikipedia speaker che si limitano a esporre nozioni e gli speaker coinvolgenti. I primi si limitano a esporre concetti in modalità noiosa, didascalica e molto teorica. I secondi, invece, usano il potere delle storie per colorare le proprie presentazioni e trasmettere emozioni. Può trattarsi di storie personali oppure di storie di qualcun altro, l’importante è che si integrino bene con ciò che vuoi esprimerle e che, nel raccontarle, tu riesca a riportarle in vita. Come? Dando un nome, delle voci e un carattere ai personaggi coinvolti e facendo vivere al tuo pubblico delle scene reali. L’uso dello storytelling è, tra l’altro, un ottimo espediente per variare il tono della nostra voce.
Come gestire le domande e le obiezioni del pubblico
Le domande è sempre bene farle fare in un momento dedicato, tipicamente alla fine della presentazione. L’ideale è, in fase di apertura della presentazione, dire al pubblico come sarà strutturata la presentazione e preannunciare che alla fine ci sarà un momento dedicato a domande e risposte. Le domande è sempre bene gestirle con massima attenzione e professionalità perché, non essendo una parte preparata della presentazione, rappresentano una preziosa occasione per dimostrare la propria competenza. Per quanto riguarda le obiezioni, è bene prevenirle più che gestirle. Con il Metodo Parlare Chiaro®️, precisamente nella fase strategica, ti metti nei panni dell’altro e fai emergere subito le sue obiezioni per poi smontarle una a una durante la tua presentazione. La nostra mente, che è pigra, è portata a bypassare questa fase che invece è fondamentale per massimizzare la nostra efficacia ed empatia come speaker.
La pratica fa la perfezione: come migliorare le tue abilità di presentazione con l’esercizio
Ricordati sempre di non dare retta alla mente. Lei ci porta spesso a vedere il Public Speaking come una performance e di conseguenza alimenta in noi l’ansia da prestazione. Per il tuo bene, ti invito ad allenarti a vedere sempre di più il Public Speaking come un atto di crescita personale e condivisione. Per migliorarti, registra le tue prove e allenati a darti feedback costruttivi. Le tre domande chiave per darti feedback costruttivi e potenzianti sono: “Cosa posso fare di più?, “Cosa posso fare di meno?” e “Cosa posso fare di diverso?”
Lascia da parte l’atteggiamento giudicante verso te stesso, abbraccia la comprensione, allena un mindset di processo e non un mindset di risultato.
Conclusioni: la comunicazione efficace come strumento di successo nell’ambito aziendale
La consapevolezza comunicativa è molto importante, tuttavia molte aziende ancora la sottovalutano. Comunicare in modo efficace significa anche poter realizzare ed esporre presentazioni di successo, coinvolgenti e capaci di generare cambiamenti importanti in chi le ascolta. Perché c’è una bella differenza tra “parlare” e “comunicare”. Se “parlare” significa emettere dei suoni così come ci viene spontaneo e non richiede alcun sforzo, “comunicare” presuppone preparazione, consapevolezza, allenamento e tanto impegno.
Comunicazione efficace in azienda: come approfondire
Per approfondire il tema della comunicazione efficace in ambito aziendale, ti consiglio di leggere questo articolo: “La Comunicazione Efficace In Azienda: 9 Ambiti Nei Quali È Imprescindibile”.
Costruiamo insieme il prossimo Corso di Formazione su Misura in Public Speaking e Comunicazione Efficace per la tua azienda? Chiedici come da qui.
A prestissimo!
Chiara
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